Gegenstand dieser Datenschutzhinweise ist die Information darüber, welche personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung in den Unternehmen der Encavis-Gruppe verarbeitet werden. Sie gelten für alle Wege, auf denen sich Personen bei Unternehmen der Encavis-Gruppe bewerben.
Für die Verarbeitung Verantwortliche
Die Encavis AG, die Encavis Asset Management AG und die Encavis Portfolio Management GmbH stellen eine Unternehmensgruppe i.S.v. Art 4 Nr. 19 DSGVO dar. Um Prozesse effizient und einheitlich zu gestalten, werden bestimmte Verwaltungstätigkeiten für die Unternehmen der Gruppe zentral erbracht. Dies erfolgt durch die Encavis AG, Human Resources, Große Elbstraße 59, 22767 Hamburg, jobs@encavis.com, + 49 (40) 378562-0. Sofern Sie sich bei der Encavis Asset Management AG oder der Encavis Portfolio Management GmbH bewerben, liegt daher eine gemeinsame Verantwortlichkeit des jeweiligen Unternehmens mit der Encavis AG vor.
Im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit hat die Encavis AG mit den jeweils anderen Verantwortlichen eine Vereinbarung gemäß Art. 26 Abs. 1 DSGVO abgeschlossen, in der in transparenter Form festgelegt ist, wer von ihnen welche Verpflichtung gemäß der Datenschutz-Grundverordnung erfüllt. Im Wesentlichen wurde in dieser Vereinbarung gem. Art. 26 Abs. 1 DSGVO Folgendes festgelegt:
- Die Ausgestaltung der Verarbeitungen wurde gemeinsam vorgenommen und abgestimmt und erfolgt wie nachstehend beschrieben;
- Die Rechte der betroffenen Personen können bei jedem Verantwortlichen gleichermaßen unter den oben angegebenen Kontaktdaten wahrgenommen werden;
- Die Informationspflichten gemäß Art. 13 und ggf. 14 DSGVO werden durch die Encavis AG erfüllt, indem sie diese vorliegenden abgestimmten Datenschutzhinweise veröffentlicht.
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Unseren Gruppen-Datenschutzbeauftragen erreichen Sie unter datenschutz@encavis.com.
Herkunft der Daten
Sofern Sie sich direkt bei einem Encavis-Unternehmen bewerben, erheben wir alle Daten direkt bei Ihnen. Für den Fall, dass Sie durch eine Personalvermittlung an uns vermittelt werden, erhalten wir Ihre Bewerbungsunterlagen, sowie alle Daten, die Sie der Personalvermittlung bis zum Zeitpunkt der Übermittlung der Daten an uns zur Verfügung gestellt haben, von dieser. Im dann nachfolgenden Prozess erheben wir Daten ausschließlich bei Ihnen.
Umfang und Zweck der Datenverarbeitung, Art der Daten, Rechtsgrundlage
Durchführung des Bewerbungsprozesses
Sämtliche Daten, die Sie oder eine Personalvermittlung uns zur Verfügung stellen, werden zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens verarbeitet und dienen der Bewertung der fachlichen und persönlichen Eignung und der Kontaktaufnahme, auch per E-Mail oder Telefon, sowie dem Führen von Bewerbungsgesprächen und der Entscheidung über eine Einstellung.
Wir verarbeiten in diesem Zusammenhang Ihre privaten Kontaktdaten inkl. Telefonnummer und E-Mailadresse, Anrede, Vorname, Name, Lebenslauf sowie Daten zu Ihrer Ausbildung und Ihren Qualifikationen. Darüber hinaus verarbeiten wir alle Informationen, die Sie uns im persönlichen Gespräch geben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO iVm. Art 88 Abs. 1 DSGVO und § 26 BDSG.
Aufnahme in den Bewerber*innenpool
In unseren Bewerber*innenpool nehmen wir Sie ausschließlich nach einer entsprechenden Einwilligung (Art. 6 Abs.1 lit a DSGVO) auf und speichern in diesem Zusammenhang die im Rahmen eines vorangegangenen Bewerbungsprozesses erhobenen Daten.
Bei Bewerbung über Personalvermittlungen: Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten
Sofern Sie sich über eine Personalvermittlung bei uns bewerben, sehen die vertraglichen Regelungen mit diesen üblicherweise vor, dass nach erfolgreicher Vermittlung, teilweise erst nach Beendigung der Probezeit, eine Vermittlungsprovision fällig wird. Diese ist abhängig von Ihrem Verdienst inkl. sämtlicher Vergütungsbestandteile. Daher werden wir den Personalvermittlungen Informationen zu Ihrem Jahresgehalt sowie weiterer Vergütungsbestandteile, wie z. B. Firmenwagen übermitteln, anhand derer die Vermittlungsprovision berechnet wird. Auch die Tatsache, ob Sie die Probezeit erfolgreich beendet haben oder ob Sie uns ggf. auf eigenen Wunsch wieder verlassen haben, müssen wir hierfür an die Personalvermittlungen übermitteln. Sie wurden diesbezüglich bereits von der Personalvermittlung informiert. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse, den zwischen der Personalvermittlung und uns geschlossenen Vermittlungsvertrag zu erfüllen.
Empfänger Ihrer Daten
Ihre Bewerbungsunterlagen werden nur an diejenigen Abteilungen weitergegeben, die in den Bewerbungsprozess involviert sind und die Daten in diesem Zusammenhang benötigen. Dies sind die HR-Abteilung (Encavis AG), die zuständige Fachabteilung im jeweiligen Unternehmen, bei dem Sie sich bewerben, die Rechtsabteilung (Encavis AG), sowie der Vorstand bzw. die Geschäftsführung des Unternehmens, bei dem Sie sich bewerben).
Darüber hinaus unterstützt uns die d.vinci HR-Systems GmbH, Nagelsweg 37-39, 20097 Hamburg, als technischer Dienstleister für das Bewerber*innenmanagementsystem, über welches Sie uns Ihre Bewerbung zukommen lassen können. Wir setzen dieses System auch intern ein, wenn wir Bewerbungen über Personalvermittlungen erhalten.
Darüber hinaus geben wir grundsätzlich keine personenbezogenen Daten an Dritte weiter.
Speicherdauer
Sofern es zu einer Einstellung kommt, werden wir Ihre Daten in die Personalakte überführen und mind. für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses speichern.
Sofern wir nicht zusammenfinden, löschen wir Ihre Daten sechs Monate nach Ende des Bewerbungsprozesses. Rechtsgrundlage für diese Speicherung ist unsere Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), nachweisen zu können, dass wir die Regelungen des allgemeinen Gleichbehandlungsgesetztes (AGG) erfüllen.
Von der Löschung ausgenommen sind die Daten derjenigen Bewerber*innen, die uns eine Einwilligung zur weiteren Speicherung der Daten im Bewerber*innenpool erteilt haben. Bei diesen Daten wird jährlich geprüft, ob ein Erfordernis für die weitere Speicherung besteht. Ist dies nicht der Fall, werden die Daten gelöscht. Darüber hinaus werden Ihre Daten unverzüglich aus dem Bewerber*innenpool gelöscht, wenn Sie uns darum bitten oder Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen.
Falls Sie während eines laufenden Bewerbungsprozesses Ihre Bewerbung zurückziehen, löschen wir Ihre Daten unverzüglich. Lediglich Ihre Mitteilung bezüglich des Abbruchs des Verfahrens durch Sie speichern wir weiterhin und löschen diese sechs Monate nach Ende des Bewerbungsprozesses. Rechtsgrundlage für diese Speicherung ist unsere Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), nachweisen zu können, dass wir die Regelungen des allgemeinen Gleichbehandlungsgesetztes (AGG) erfüllen.
Ihre Rechte
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung und Vervollständigung bzw. Ergänzung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).
Keine Bereitstellungspflicht
Im Rahmen Ihrer Bewerbung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, für die Bewerberauswahl erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, ein Bewerbungsverfahren mit Ihnen durchzuführen.
Keine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung - einschließlich Profiling - gemäß Art. 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
Widerrufsrecht
Wenn Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Informationen erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Um Ihr Widerrufsrecht auszuüben, informieren Sie uns bitte unter oben angegebenen Kontaktdaten.
Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben müssen, jederzeit gegen eine Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Werden die Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Es können zwingende Gründe für eine weitere Verarbeitung durch uns vorliegen, die Ihre Interessen überwiegen. In diesem Fall würden wir die betroffenen Daten in der Verarbeitung einschränken und ausschließlich für diese Ihnen zu benennenden Zwecke verarbeiten.