Gegenstand dieser Datenschutzhinweise ist die Information darüber, welche personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit deiner Bewerbung in den Unternehmen der Encavis-Gruppe verarbeitet werden. Sie gelten für alle Wege, auf denen sich Personen bei Unternehmen der Encavis-Gruppe bewerben.
Für die Verarbeitung Verantwortliche
Die Encavis AG, die Encavis Asset Management AG und die Encavis Portfolio Management GmbH stellen eine Unternehmensgruppe i.S.v. Art 4 Nr. 19 DSGVO dar. Um Prozesse effizient und einheitlich zu gestalten, werden bestimmte Verwaltungstätigkeiten für die Unternehmen der Gruppe zentral erbracht. Dies erfolgt durch die Encavis AG, Human Resources, Große Elbstraße 59, 22767 Hamburg, jobs@encavis.com, + 49 (40) 378562-0. Sofern du dich bei der Encavis Asset Management AG oder der Encavis Portfolio Management GmbH bewirbst, liegt daher eine gemeinsame Verantwortlichkeit des jeweiligen Unternehmens mit der Encavis AG vor.
Im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit hat die Encavis AG mit den jeweils anderen Verantwortlichen eine Vereinbarung gemäß Art. 26 Abs. 1 DSGVO abgeschlossen, in der in transparenter Form festgelegt ist, wer von ihnen welche Verpflichtung gemäß der Datenschutz-Grundverordnung erfüllt. Im Wesentlichen wurde in dieser Vereinbarung gem. Art. 26 Abs. 1 DSGVO Folgendes festgelegt:
- Die Ausgestaltung der Verarbeitungen wurde gemeinsam vorgenommen und abgestimmt und erfolgt wie nachstehend beschrieben;
- die Rechte der betroffenen Personen können bei jedem Verantwortlichen gleichermaßen unter den oben angegebenen Kontaktdaten wahrgenommen werden;
- die Informationspflichten gemäß Art. 13 und ggf. 14 DSGVO werden durch die Encavis AG erfüllt, indem sie diese vorliegenden abgestimmten Datenschutzhinweise veröffentlicht.
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Unseren Gruppen-Datenschutzbeauftragen erreichst du unter datenschutz@encavis.com.
Herkunft der Daten
Sofern du sich direkt bei einem Encavis-Unternehmen bewirbst, erheben wir alle Daten direkt bei dir. Für den Fall, dass du durch eine Personalvermittlung an uns vermittelt wirst, erhalten wir deine Bewerbungsunterlagen, sowie alle Daten, die du der Personalvermittlung bis zum Zeitpunkt der Übermittlung der Daten an uns zur Verfügung gestellt hast, von dieser. Im dann nachfolgenden Prozess erheben wir Daten ausschließlich bei dir.
Umfang und Zweck der Datenverarbeitung, Art der Daten, Rechtsgrundlage
Durchführung des Bewerbungsprozesses
Sämtliche Daten, die du oder eine Personalvermittlung uns zur Verfügung stellen, werden zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens verarbeitet und dienen der Bewertung der fachlichen und persönlichen Eignung und der Kontaktaufnahme, auch per E-Mail oder Telefon, sowie dem Führen von Bewerbungsgesprächen und der Entscheidung über eine Einstellung.
Wir verarbeiten in diesem Zusammenhang deine privaten Kontaktdaten inkl. Telefonnummer und E-Mailadresse, Anrede, Vorname, Name, Lebenslauf sowie Daten zu deiner Ausbildung und deinen Qualifikationen. Darüber hinaus verarbeiten wir alle Informationen, die du uns im persönlichen Gespräch gibst. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. Art 88 Abs. 1 DSGVO und § 26 BDSG.
Du unterliegst bei uns keiner automatischen Entscheidungsfindung und keinem Profiling.
Aufnahme in den Bewerber*innenpool
In unseren Bewerber*innenpool nehmen wir dich ausschließlich nach einer entsprechenden Einwilligung (Art. 6 Abs.1 lit a DSGVO) auf und speichern in diesem Zusammenhang die im Rahmen eines vorangegangenen Bewerbungsprozesses erhobenen Daten.
Bei Bewerbung über Personalvermittlungen: Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten
Sofern du dich über eine Personalvermittlung bei uns bewirbst, sehen die vertraglichen Regelungen mit diesen üblicherweise vor, dass nach erfolgreicher Vermittlung, teilweise erst nach Beendigung der Probezeit, eine Vermittlungsprovision fällig wird. Diese ist abhängig von deinem Verdienst inkl. sämtlicher Vergütungsbestandteile. Daher werden wir den Personalvermittlungen Informationen zu deinem Jahresgehalt sowie weiterer Vergütungsbestandteile, wie z. B. Firmenwagen übermitteln, anhand derer die Vermittlungsprovision berechnet wird. Auch die Tatsache, ob du die Probezeit erfolgreich beendet hast oder ob du uns ggf. auf eigenen Wunsch wieder verlassen hast, müssen wir hierfür an die Personalvermittlungen übermitteln. Du wurdest diesbezüglich bereits von der Personalvermittlung informiert. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse, den zwischen der Personalvermittlung und uns geschlossenen Vermittlungsvertrag zu erfüllen.
Empfänger deiner Daten
Deine Bewerbungsunterlagen werden nur an diejenigen Abteilungen weitergegeben, die in den Bewerbungsprozess involviert sind und die Daten in diesem Zusammenhang benötigen. Dies sind die HR-Abteilung (Encavis AG), die zuständige Fachabteilung im jeweiligen Unternehmen, bei dem du dich bewirbst, die Rechtsabteilung (Encavis AG), sowie der Vorstand bzw. die Geschäftsführung des Unternehmens, bei dem du dich bewirbst).
Darüber hinaus unterstützt uns die d.vinci HR-Systems GmbH, Nagelsweg 37-39, 20097 Hamburg, kontakt@dvinci.de als technischer Dienstleister für das Bewerber*innenmanagementsystem, über welches du uns deine Bewerbung zukommen lassen kannst. . Wenn du auf ein Stellenangebot klickst, um dir Details anzeigen zu lassen oder wenn du auf „initiativ bewerben“ klickst, leiten wir dich weiter zu d.vinci. Die weitere Abwicklung findet dort statt. Wir setzen dieses System auch intern ein, wenn wir Bewerbungen über Personalvermittlungen erhalten.
Darüber hinaus geben wir grundsätzlich keine personenbezogenen Daten an Dritte weiter.
Speicherdauer
Sofern es zu einer Einstellung kommt, werden wir deine Daten in die Personalakte überführen und mind. für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses speichern.
Sofern wir nicht zusammenfinden, löschen wir deine Daten sechs Monate nach Ende des Bewerbungsprozesses. Rechtsgrundlage für diese Speicherung ist unsere Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), nachweisen zu können, dass wir die Regelungen des allgemeinen Gleichbehandlungsgesetztes (AGG) erfüllen.
Von der Löschung ausgenommen sind die Daten derjenigen Bewerber*innen, die uns eine Einwilligung zur weiteren Speicherung der Daten im Bewerber*innenpool erteilt haben. Bei diesen Daten wird jährlich geprüft, ob ein Erfordernis für die weitere Speicherung besteht. Ist dies nicht der Fall, werden die Daten gelöscht. Darüber hinaus werden deine Daten unverzüglich aus dem Bewerber*innenpool gelöscht, wenn du uns darum bittest oder deine Einwilligung zur Speicherung widerrufst.
Falls du während eines laufenden Bewerbungsprozesses deine Bewerbung zurückziehst, löschen wir deine Daten unverzüglich. Lediglich deine Mitteilung bezüglich des Abbruchs des Verfahrens durch dich, speichern wir weiterhin und löschen diese sechs Monate nach Ende des Bewerbungsprozesses. Rechtsgrundlage für diese Speicherung ist unsere Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), nachweisen zu können, dass wir die Regelungen des allgemeinen Gleichbehandlungsgesetztes (AGG) erfüllen.
Deine Rechte
Wenn du von einem dir zustehenden Recht Gebrauch machen möchtest, wende dich bitte an uns als Verantwortlichen unter den oben angegebenen Kontaktdaten oder nutze eine der anderen von uns angebotenen Arten uns diese Mitteilung zukommen zu lassen.
Recht auf Auskunft
Nach Art. 15 DSGVO hast du das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob durch uns dich betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Wenn dies der Fall ist, so hast du ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf weitergehende Informationen, die in Art. 15 DSGVO genannt sind.
Recht auf Berichtigung/Ergänzung
Nach Art. 16 DSGVO hast du das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung unrichtiger personen-bezogener Daten zu verlangen, die dich betreffen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung hast du ferner das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.
Recht auf Löschung
Du hast das Recht von uns zu verlangen, dass dich betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden. Wir sind verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern die entsprechenden Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO vorliegen. Wegen der Einzelheiten verweisen wir auf Art. 17 DSGVO.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO hast du unter bestimmten Voraussetzungen das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu verlangen.
Recht auf Datenübertragbarkeit
Nach Art 20 DSGVO hast du das Recht, die dich betreffenden personenbezogenen Daten, die du uns bereitgestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und du hast das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Artikel 9 Abs. 2 lit. a DSGVO der auf einem Vertrag gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
Recht auf Widerruf einer Einwilligung
Gem. Art. 7 DSGVO hast du das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit und ohne Begründung zu widerrufen. Bitte beachte, dass ein Widerruf ausschließlich für die Zukunft gilt und die Rechtmäßigkeit in der Vergangenheit durchgeführter Verarbeitungen nicht berührt wird.
Widerspruchsrecht
Wenn wir unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 f DSGVO als Rechtsgrundlage benennen, steht dir gemäß Art. 21 DSGVO das nachfolgend aufgeführte Widerspruchsrecht zu.
Nach Art. 21 DSGVO hast du das Recht gegen die Verarbeitung dich betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 litt. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.
Sofern wir deine personenbezogenen Daten verarbeiten, um Direktwerbung zu betreiben, hast du jederzeit das Recht, gegen die Verarbeitung dich betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, so-weit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
Beschwerderecht
Du hast nach Art. 77 DSGVO unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht, dich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren. Dieses Recht besteht insbesondere in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung der dich betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Änderungsvorbehalt
Wir behalten uns das Recht vor, jederzeit die Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen zu verändern, insbesondere, soweit dies aufgrund der technischen Entwicklung erforderlich wird. In diesen Fällen werden wir ggf. auch diese Hinweise zum Datenschutz entsprechend anpassen. Bitte beachte daher die jeweils aktuelle Version dieser Datenschutzhinweise.